Privacy statement

Privacybeleid

Wij zijn onze kandidaten en opdrachtgevers graag van dienst. Hiervoor maken we gebruik van gegevens die te herleiden zijn tot personen. Wij verzamelen gegevens over kandidaten en klanten die van algemene aard zijn zoals naam, adres, woonplaats, opleidingen, KVK-nummers etc.

 Dit doen we hoofdzakelijk middels 2 vormen:

  • Via onze website
  • Via onze dienstverleningsprocedure

Website

Onze website verzamelt het een en ander over jou als bezoeker of gebruiker. Dit doen we voor de volgende doeleinden:

  • We verzamelen geanonimiseerde gegevens over hoe jij onze website gebruikt en verbeteren onze website hiermee;
  • We gebruiken de door jouw ingevulde gegevens om contact op te nemen met jou als klant of kandidaat;
  • We gebruiken je persoonsgegevens voor het verrichten van werkzaamheden in het kader van onze dienstverlening. Denk hierbij aan geüploade CV’s.

 Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Hiervoor maken we gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe jij als gebruiker de site gebruikt. Door het verzamelen van deze gegevens, zoals het aantal bezoekers, opgevraagde pagina’s, etc., brengen wij de voorkeuren en interesses van onze bezoekers in kaart. Het doel is om ons totale dienstenpakket en informatieaanbod zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van onze bezoekers. Het betreft hier uitsluitend cijfermatige gegevens waarvoor de identiteit van de bezoeker niet van belang is.

De volgende cookies worden door onze website gebruikt:

Functionele cookies

Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens over jou als bezoeker en zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken.

Google Analytics

Om onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves etc. bij te houden, gebruiken we Google Analytics. We hebben de instellingen zodanig aangepast dat de gegevens veilig worden verwerkt:

  • een bewerkersovereenkomst met Google gesloten;
  • het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd;
  • 'gegevens delen' uitgezet;
  • geen gebruik maken van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Weigeren cookies

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt geaccepteerd. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services op onze website niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in jouw browser.

Dienstverlening

Trinamics is verantwoordelijk voor het detacheren en bemiddelen tussen enerzijds opdrachtgevers en anderzijds medewerkers. Voor het uitvoeren van de dienst en de bijbehorende taken dienen wij persoonsgegevens van diverse partijen te verwerken. Denk hier bijvoorbeeld aan CV’s van kandidaten, kopie identiteitsbewijzen etc.

Wij bemiddelen tussen middel-/grote organisaties voor het verwerven/detacheren van nieuwe kandidaten die aan de slag gaan bij deze bedrijven. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens gebeurd voor de volgende doeleinden:

  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor het solliciteren van kandidaten;
  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor het verrichten en organiseren van Intakes;
  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor het Matchen van CV’s en Vacatures;
  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor het uitbetalen van Salarissen en uitvoeren van overige verwerkingen die nodig zijn in het kader van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, zoals arbeidsrechtelijke rechten van werknemers of facturatie aan klanten.
  • Overige persoonsgegevens waarbij Trinamics een gerechtvaardigd belang heeft en die de grenzen van proportionaliteit niet overschrijden.

Verwerkingen

Verwerkingen bij het solliciteren van kandidaten

Een sollicitatie door een kandidaat kan op verschillende manieren bij Trinamics binnenkomen.

  • Een sollicitatie via de website. Het CV wordt automatisch in het CRM systeem geplaatst. Deze stuurt een mail aan de betreffende consultant dat er een sollicitatie is ontvangen. Deze e-mail bevat, behalve hetgeen op de CV staat, verder geen persoonsgegevens van de kandidaat.
  • Bij een sollicitatie via een van de job-boards ontvangt Trinamics een e-mail met daarbij het CV van de kandidaat.
  • Bij ‘een actieve search’ halen de consultants (die een NDA hebben getekend) binnen Trinamics de CV’s van mogelijke kandidaten vanaf verschillende online platforms.
  • Er worden ook mails rechtstreeks van kandidaten met CV’s naar Trinamics gestuurd.

 Verwerkingen bij het verrichten en organiseren van Intakes

Wanneer er met een kandidaat een intake wordt uitgevoerd, zijn er twee mogelijke uitkomsten

  • Geen geschikte kandidaat. De afgewezen kandidaat blijft met CV bewaard in het CRM systeem, voor 5 jaar, wanneer deze verstrijkt wordt het CV geanonimiseerd
  • Geschikte kandidaat. CV wordt in Trinamics format opgemaakt, de CV van de kandidaat blijft gedurende de overeenkomst met de klant bewaard.

 Verwerkingen noodzakelijk om kandidaten te ‘matchen’ met vacatures

Een match tussen kandidaat en opdrachtgever wordt vastgelegd in het CRM systeem. Bij een match stuurt Trinamics het CV in Trinamics format naar de opdrachtgever, dit kan per e-mail of door middel van het uploaden van het CV in een online applicatie.

Bij een plaatsing wordt een volledig personeelsdossier gevormd. Het personeelsdossier gaat hard-copy in de map bij de administratie en digitaal naar een intern beveiligde omgeving.

Mutatie

Het is soms ook mogelijk dat een kandidaat herplaatst of de arbeidsovereenkomst gewijzigd wordt. Dit gebeurt middels een mutatieformulier. Bij een indiensttreding of wijziging van een bestaande arbeidsovereenkomst of opdracht wordt er een mutatieformulier ingevuld door de consultant, hierop staan veel gegevens over de kandidaat en opdracht. Formulier wordt gemaild, geprint, en zowel digitaal als fysiek opgeslagen.

IND - werkvergunningsprocedure

Voor kandidaten wordt eventueel ook een aanvraag tewerkstellingsvergunning bij het IND, verzorgd. Dit doet Trinamics door in te loggen op de applicatie van IND middels E-herkenning niveau 3. Verzamelde gegevens worden gemaild, geprint en opgeslagen in fysiek en digitaal dossier.

Verwerkingen noodzakelijk voor het uitbetalen van Salarissen en uitvoeren van overige verwerkingen

De salarissen worden verwerkt in onze Salarisadministratiesysteem, alle benodigde persoonsgegevens worden hier ingevoerd. De salarisstroken worden gemaild aan de werknemers en opgeslagen op de interne netwerk waar slechts bevoegden toegang tot hebben. Salarisstroken zijn voor de werknemers ook beschikbaar in een webportal.

Met de pensioeninstantie Stipp, vindt digitale uitwisseling plaats van pensioen /deelnemer gegevens door middel van het uploaden/downloaden van salaris/ factuurgegevens.

Facturen voor klanten, die worden verstuurd per e-mail, bevatten de naam van de werknemer, de betreffende week waar het betrekking op heeft en het verkooptarief.

We werken met de volgende verwerkers samen:

  • Carerix
  • NoCore
  • Microsoft Office
  • Stipp Pensioen
  • IND
  • Human Capital Care

 Met alle bovenstaande verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Bewaartermijn

  • Kandidaat met CV e.d. blijft in onze CRM systeem voor een duur van 5 jaar.
  • Arbeidsdossier blijft bewaard op ons interne netwerk;
  • Fysiek Arbeidsdossier gaat uiteindelijk naar het archief, voor de termijn die de wet daaraan stelt;

Overige gegevens waarbij Trinamics een gerechtvaardigd belang bij heeft worden bewaard, desalniettemin geanonimiseerd of zodanig versleuteld dat dataminimalisatie en doelmatigheid gewaarborgd blijven.

Gegevens wijzigen/verwijderen

Op ieder gewenst moment kunt u de bij Trinamics geregistreerde persoonsgebonden gegevens laten wijzigen of verwijderen. Dat kan geschieden middels een e-mail, met het verzoek voor wijziging/verwijdering van uw persoonsgebonden gegevens.

Veiligheid en rechten

Veiligheid van jouw gegevens

We zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens veilig en met zorg worden behandeld. Hier hebben wij zowel organisatorische als technische maatregelen voor getroffen. Hierbij kun je denken aan periodiek externe audits laten uitvoeren, bewerkersovereenkomsten afsluiten met klanten en partners, onze medewerkers bijscholen op privacy en security etc.  Wil je hierover meer weten? Neem contact met ons op.

Rechten over jouw gegevens

Op ieder gewenst moment kun je jouw rechten over de bij Trinamics geregistreerde persoonsgebonden gegevens uitoefenen. Trinamics zorgt er daarom voor dat jij vrijelijk jouw rechten over je persoonsgegevens kan uitoefenen. Je hebt namelijk de volgende rechten over je persoonsgegevens:

  • het recht van toegang en informatie;
  • het recht tot rectificatie;
  • het recht op wissen van gegevens;
  • het recht op beperking van gegevens;
  • het recht op bezwaar

Wanneer je graag jouw rechten wilt uitoefenen kun je contact met ons opnemen via privacy@trinamics.nl, wij zullen zo spoedig mogelijk contact met je opnemen.

Vragen

Mocht je nog meer vragen hebben over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? We hebben een Privacy Officer hiervoor aangesteld.

Gegevens Privacy officer: Margo van Balen, 076-5487373, privacy@trinamics.nl

Dit privacybeleid is opgesteld op 08-06-2018.